ROBOTEX 2008 (edaspidi nimetatud üritus)

1. Ürituse korraldaja on Tallinna Tehnikaülikool.

2. Toimumise koht ja aeg

Koht: TTÜ Spordihoone, Ehitajate tee 4, Tallinn

Aeg: 05. detsember 2008

Avatud: reedel 05. 12. 2008 kell 10.00-18.00
(Eksponentidele kell 08:00 – 19:00)

Montaaž: 04. 12. 2008 kell 08.00-22.00

Demontaaž: 05. 12. 2008 kell 19.00 – 06.12.2008 kella 06.00

Eksponentide ja nende alltöövõtjate viibimine TTÜ Spordihoones 04.12.2008 - 06.12.2008

3. Ekspositsioonipinna rentimine

Ekspositsioonipinna registreerimisleht saadetakse Tallinna Tehnikaülikoolile täidetuna hiljemalt 15. oktoobriks 2008.a. osavõtjad, kes registreeruvad enne 15. septembrit 2008 saavad võimalusel valida ekspositsiooniboksi asukoha TTÜ Spordihoones, vastavalt olemasolevatele vabadele kohtadele.

4. Eksponendid, kaaseksponendid ja eksponaadid

Eksponentideks ja kaaseksponentideks (edaspidi eksponent) võivad olla kõik juriidilised isikud, tudengiteadusklubid, ülikoolide instituudid, kelle poolt eksponeeritav väljapanek vastab ürituse temaatikale. Eksponendil ei ole õigust ilma korraldaja eelneva nõusolekuta välja üürida ning anda ekspositsioonipinda tervikuna või selle osa üle kolmandale isikule. Kaaseksponentideks loetakse eksponente, kes eksponeerivad oma väljapanekut põhieksponendi poolt üüritud ekspositsioonipinnal ning kelle andmed avaldatakse ürituse eksponentide registris. Kaaseksponendid on kohustatud tasuma kaaseksponendi tasu. Põhieksponent vastutab kõigi kaaseksponentide poolt korraldajale põhjustatud kulutuste eest. Eksponeerida võib ainult neid eksponaate, mis on loetletud avalduse vormil. Eksponentidel on keelatud paigaldada eksponaate ekspositsioonipinnast väljapoole. Eksponaatide sobivus näitusele tuleb kooskõlastada eelnevalt korraldajatega.

MÄRKUS: eksponaatide eemaldamine ekspositsioonist enne ürituse lõppu on keelatud.

5. Ekspositsioonipindade rent

Ekspositsioonipinna rent on 600 kr /m2, mis sisaldab pinna renti, seinaelemente, otsalauda eksponendi nimega, lauda, 2 tooli, kohtvalgusteid, vaipkatet (esimesel korrusel), vooluvõtukohta, näitusehalli üldvalgustust, stendidevaheliste pindade koristust ja halli üldvalvet. Korraldajal on õigus vabastada Eksponent ekspositsioonipinna rendi tasumisest.

6. Osavõtutasu

Tagastamatu osavõtutasu käesoleval üritusel on 1000 kr, mis sisaldab ürituse ettevalmistamise, korraldamise ja reklaami kulud, osavõtjakaardid, kutsed (10 tk). Kaaseksponendi osavõtutasu on 500.- kr. Korraldajal on õigus vabastada Eksponent osavõtutasust.

7. Maksetingimused

Eksponent on kohustatud tasuma ettemaksuna 100% osavõtumaksust, ekspositsioonipindade rendist ja punktis 13. toodud teenuste maksumusest arvel näidatud tähtajaks. Eksponendil on õigus ekspositsioonipinda kasutada üksnes pärast käesolevas punktis nimetatud tasu laekumist korraldaja arvelduskontole.

8. Tellimuse annulleerimine

Eksponent kaotab õiguse ekspositsioonipinna kasutamisele, kui:
1) pinna rent ei ole tähtajaks tasutud;
2) eksponent ei pea kinni osavõtutingimustest.
Juhul kui eksponent soovib üritusel osalemisest loobuda, on ta kohustatud sellest kirjalikult teatama ürituse peakoordinaatorile, kelle kontaktandmed saab ürituse kodulehelt (www.robotex.ee), hiljemalt 15. novembriks. Loobumine loetakse jõustunuks vastava teate korraldaja poolt kättesaamise hetkest.
Osalemisest loobumisel pärast 15. novembrit 2008.a. kuulub eksponendi poolt tasumisele 100% punktides 5 ja 6 toodud tasust.

9. Ekspositsioonipindade kujundus

Ekspositsioonipindade paigutuse TTÜ Spordihoones määrab korraldaja, võttes arvesse halli otstarbekat kasutamist ja võimaluse piires eksponentide soove ning registreerimislehtede laekumise järjekorda pärast 15. septembrit. Osavõtja võib tellida ekspositsioonipinna ülesehitustööd ja vastavad materjalid korraldajalt või teha nimetatud tööd teatud ulatuses ise, kasutades oma materjale ja tööjõudu eelneva kokkuleppe alusel korraldajaga. Lisakonstruktsioone, mööblit, klaasvitriine, riiuleid, tehnilisi vahendeid (täiendavaid elektrikaableid, valgusteid, telefone, audio-videotehnikat) on võimalik tellida täiendavalt korraldajalt vastavalt kehtestatud hinnakirjale. Ekspositsioonipinna erilahenduste korral arvestatakse ehitusel võimaluse korral eksponendi soove, mis kooskõlastatakse eelnevalt korraldajaga.

10. Osalejakaardid

Osalejakaardid väljastatakse eksponentidele korraldaja poolt 1.-2. detsembril 2008.a., vastavalt renditud ekspositsioonipinna suurusele: 9-15 m2 sisepinda – 4 kaarti; üle 15 m2 sisepinna - 6 kaarti. Osalejakaarte on võimalik korraldajalt täiendavalt tellida 25 krooni/tk. Osalejakaardid annavad õiguse siseneda TTÜ Spordihoonesse montaaži, demontaaži ja ürituse toimumise ajal. Osalejakaartide edasiandmine kolmandatele isikutele on keelatud.

11. Reklaam ja müük

Osavõtjal on õigus kasutada oma väljapaneku reklaamimiseks renditud ekspositsioonipinda ja stendi siseseinu ning kasutada ainult neid reklaammaterjale, milles reklaamitakse ekspositsioonipinna rentinud eksponendi tooteid. Reklaamplakatite jt. -materjalide paigaldamine on lubatud üksnes kleeplindi ja/ või riputuskonksude abil. Jaemüük üritusel on keelatud, v.a. juhul, kui eksponent on sõlminud korraldajaga eraldi kirjaliku kokkuleppe. Reklaami paigaldamine väljaspool renditud ekspositsioonipinda on lubatud eraldi tasu eest korraldaja poolt kehtestatud hinnakirja alusel pärast vastava tasu tasumist.

12. Ürituse sümboolika

Ürituse sümboolika kasutamine tuleb kooskõlastada korraldajaga.

13. Teenused

Korraldajalt on võimalik tellida ekspositsioonipinna kujundamiseks lisavahendeid. Toodete ja teenuste hinnakirjaga (tellimusblankett) saab tutvuda kodulehel http://www.robotex.ee/, kus hinnakirjaga (tellimusblanketiga) on võimalik tutvuda alates 01.09.2008. Eksponendi soovi korral saadab korraldaja blanketid täiendavate teenuste tellimise vormistamiseks posti teel. Täiendavate teenuste tellimused tuleb esitada hiljemalt 15. 11. 2008.a. Hilisemad tellimused täidetakse vastavalt võimalustele. 5.11.2008.a. alates esitatud tellimuste puhul lisandub tasule 50% hinnakirjas kehtestatud tasust.

• 13.1. Ekspositsioonipinna ehitus ja kujundus.

Juhul, kui eksponent teostab ekspositsioonipinna ehitustööd oma materjalide baasil või mitte korraldaja poolt vahendatud ehitusfirma abil, on ta kohustatud hiljemalt 15.10.2008.a. korraldajaga kooskõlastama ekspositsioonipinna kujunduskavandi.

• 13.2. Ürituse administraator

Ürituse montaaži-demontaažitööde ning lahtioleku ajal vahendab teenused eksponentidele ürituse administraator. Administraatori kontaktid on kättesaadavad infopunktist.

14. Transport

TTÜ Spordihoone lähedale tulevad trollid 3, 4 ja 9 (Ehitajate tee peatus). Bussid nr. 10, 27, 33, 36 (Tehnikaülikooli peatus), 23, 23A (Üliõpilaste tee peatus), 11 (Ehitajate tee peatus), 17A (J.Sütiste tee peatus). Harju liin nr. 115 (Tehnikaülikooli peatus). Marsruuttaksod 190A ja 238 (Tehnikaülikooli peatus). Robotexi ja noortemessi Teeviit ühendavad spetsiaalsed bussid, mis liiguvad 30-minutiliste intervallidega.

15. Korraldaja vastutus ja kindlustus

Korraldaja vastutab üldise korra eest. Korraldaja ei vastuta eksponaatide, konstruktsioonide ja muude materjalide ning seadmete kahjustamise või nende kadumise eest. Samuti ei vastuta korraldaja eksponentide isikliku vara eest. Korraldaja ei vastuta vääramata jõu poolt tekitatud kahjustuste, samuti külastajate, teiste eksponentide ja kolmandate isikute poolt põhjustatud kahjustuste eest. Eksponent vastutab oma eksponaatide, materjalide ja seadmete kindlustamise eest.

16. Tuleohutus

Tallinna Tehnikaülikool vastutab tuleohutuse ja üldise korra eest ürituse kompleksis. Tule- ja plahvatusohtlike ainete ja materjalide kasutamiseks ekspositsioonipinnal tuleb taotleda luba Riigi Tuletõrje- ja Päästeametilt. Suitsetamine TTÜ Spordihoones on keelatud.

17. Eksponendi vastutus

Eksponent vastutab renditud materjalide eest. Eksponent on kohustatud
korraldajale üle andma korrastatud ekspositsioonipinna, stendi ja tellitud seadmed ning materjalid pärast ürituse lõppu 1 tunni jooksul või vastavalt täiendavale kokkuleppele. Juhul kui korraldaja leiab tagastatud esemetel defekte, teatab ta sellest eksponendile. Kui eksponendil on vastuväiteid, peab ta need esitama kirjalikult ühe nädala jooksul. Eksponent on kohustatud hüvitama ürituse perioodil tema kasutuses olnud esemetele ja seadmetele tekitatud kahju, esemete kadumisel või täielikul hävimisel asendama need samaväärsetega või kompenseerima maksumuse korraldaja poolt kehtestatud hinnakirja alusel hiljemalt 14 päeva jooksul pärast nõude saamist. Eksponendil on ürituse raames toimuva robotivõistluse ajal keelatud esitleda tugeva elektromagnetilise väljaga ning muid nimetatud võistlust häirivat elektroonikat või seadmeid.

18. Vääramatu jõud

Juhul, kui vääramatu jõu (sõjategevus, loodusjõudude toime või muud lepingus loetlemata asjaolud, mida pooled aktsepteerivad vääramatu jõuna) poolt põhjustatuna ei ole ürituse korraldamine võimalik, lõpeb eksponendiga sõlmitud leping täitmise võimatuse tõttu ning eksponendile makstakse tagasi tema poolt ettemaksuna tasutud summad. Eksponendi poolt tasutud osavõtumaks tagastamisele ei kuulu.

19. Pretensioonid

Kõik vastastikused pretensioonid tuleb esitada kirjalikult hiljemalt 12.detsembriks 2008. Hilisemaid pretensioone arvesse ei võeta. Pretensioonid püütakse lahendada läbirääkimiste teel. Kokkuleppe mittesaavutamisel lahendatakse vaidlused Harju Maakohtus.

20. Üldtingimused

Kirjutades alla korraldaja poolt saadetud registreerimislehele aktsepteerib eksponent või tema volitatud esindaja näituse osavõtutingimuste täitmise kohustust ning korraldaja poolt antavaid täiendavaid juhiseid ja korraldusi, mis on suunatud näituse töö efektiivsuse tõstmisele ning külastajate ja eksponentide ohutuse tagamisele ürituse toimumisperioodil. Osavõtutingimuste tõlgendamisest tingitud vastuolu korral võõrkeelse tekstiga kohaldatakse osavõtutingimuste eestikeelset teksti.